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HubSpot CRM mit verstreuten Daten, Dubletten und ungenutzten Workflows

Sales Ops as a Service

Ein CRM-Chaos ist kein Tool-Problem. Es ist ein Pflege-Problem.

Dubletten, leere Pflichtfelder, ungenutzte Workflows, tote Deals. Wir bauen ein System, das euer HubSpot einmal tiefenreinigt und es danach per KI automatisch sauber hält. Ohne dass ihr dafür Personal freistellt, als Sales-Ops-Service für Agencies und inhabergeführte Mittelständler.

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30 Minuten mit unserem Team, wir schauen euer HubSpot-Setup an.

Drei typische Symptome

  • Dubletten überall

    Dieselbe Person mit zwei oder drei Records, weil sie mal aus dem Formular, mal manuell, mal aus einem Webinar-Import kam.

  • Pflichtfelder, die nicht befüllt sind

    Branche, Mitarbeiterzahl, Deal-Source, Loss-Reason. Offiziell Pflicht, in der Realität zu 40–70 % leer.

  • Workflows, die niemand mehr versteht

    Drei alte Automations laufen parallel. Wer den Test-Workflow auf »Live« gesetzt hat, weiß keiner mehr.
HubSpot CRM mit Daten-Chaos, Dubletten und leeren Feldern

Reihenfolge

Darum nützt die beste KI nichts ohne ein sauberes CRM

KI-Tools, ob HubSpot-Funktionen oder eigene Workflows, liefern nur so gute Antworten, wie ihre Datenbasis im CRM ist. Ist das CRM lückenhaft, bleibt die KI nutzlos. Wir drehen den Spieß um: Erst bauen wir eine solide Datenbasis, dann lassen wir KI darauf los.

Dory nutzt KI als Werkzeug, um die CRM-Pflege zu automatisieren. Saubere Daten sind die Basis, nicht das Ergebnis. Nur so kann KI ihr volles Versprechen erfüllen.

Was Dory konkret macht

Drei Outcomes, die ihr am Ende habt

Dory ist ein KI-Sales-Assistent für HubSpot. Wir übernehmen Aufräumen und laufende Pflege als Service, KI-gestützt, nicht manuell.

  • Echte Pipeline statt Bauchgefühl

    Nie wieder Schätzungen oder Geister-Deals. Klare Entscheidungen, weil eure Zahlen stimmen.

    Beispiel: Dory analysiert eure historischen Deals, schlägt vor, was wirklich zählt und leitet verwaiste Kontakte automatisch zum passenden Team.

  • Saubere Daten. Punkt.

    Verwertbare KI-Antworten, weil eure Daten keine Lücken haben.

    Beispiel: Dory erkennt Dubletten schon beim Eintrag und identifiziert, welche Pflichtfelder eure Reps systematisch umgehen.

  • HubSpot wird zum Teamplayer.

    Eure Reps verkaufen wieder, statt Daten zu pflegen.

    Beispiel: Dory konsolidiert ungenutzte Workflows und vereinfacht die UX, indem sie nur relevante Felder anzeigt.

Manuell würde dieses Setup 1 bis 5 Tage dauern und nur drei Wochen halten. Was wir bauen, läuft dauerhaft. Unsere KI-Regeln und Logiken laufen ab Tag eins als Infrastruktur im CRM, nicht als einmaliges Projekt.

Richard

Richard

»Wie viele neue Leads hatten wir diesen Monat? Und wie viele davon kamen über Events?«

...

»Zeig mir die Pipeline nach Branche aufgeschlüsselt.«

Klartext

Was das in etwa kostet

Dory ist ein Setup-Investment im vierstelligen Bereich plus eine planbare Monatspauschale. Konkrete Beträge besprechen wir im Discovery-Call, weil sie vom Setup-Umfang, der Anzahl der Pipelines und dem Use-Case-Mix abhängen.

Dory passt zu euch, wenn: Dory ist nicht das richtige, wenn:
HubSpot ist eure zentrale Sales-Plattform Ihr sucht eine Stundenkraft für punktuelle Pflege
Ihr habt mindestens fünf Sales-Reps oder Account-Manager Euer HubSpot ist frisch eingeführt (jünger als 12 Wochen), dann ist Setup-Phase noch dominant
Datenpflege ist regelmäßig ein Thema, aber niemand bei euch ist explizit zuständig Ihr habt intern bereits ein Sales-Ops-Team mit Kapazität für KI-Tooling
Ihr wollt KI im Vertrieb ohne dass jemand intern das CRM nebenbei betreut Euer Datenmodell ist ohnehin makellos gepflegt
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Manuelle CRM-Pflege als endlose To-Do-Liste

Manuell vs. Infrastruktur

Die manuelle Variante, und warum sie nicht das ist, was wir tun

Falls ihr es intern angehen wollt, ist das hier eure manuelle To-Do-Liste. Jeder HubSpot-Admin kennt sie. Die Schritte funktionieren, aber sie bedeuten ewige Fleißarbeit, und nach drei Wochen geht das Chaos von vorne los. Genau deshalb bauen wir das nicht nach, sondern ersetzen diese Fleißarbeit durch echte KI-Infrastruktur.

  1. 1.

    Dubletten zusammenführen, HubSpots Duplicate-Tool für die einfachen Fälle, manueller Filter (Firma + Vorname + Nachname) für die schwierigen.

  2. 2.

    Pflichtfeld-Audit, Befüllungsgrad checken, unter 70 % entweder Pflicht erzwingen oder Pflicht-Status entfernen.

  3. 3.

    Workflow-Friedhof räumen, älter als 12 Monate ohne Trigger inaktiv schalten, nach 30 Tagen löschen.

  4. 4.

    Deal-Stagnation auflösen, Deals länger als 6 Monate in derselben Stage: 7 Tage Frist, dann Auto-Close-Lost.

  5. 5.

    Verwaiste Kontakte sortieren, kein Owner, keine Aktivität in 12 Monaten: archivieren oder „Cold"-Liste.

Manueller Aufwand: ein bis fünf Tage. Effekt: drei Wochen sauber, dann zurück zum Drift, weil das CRM weiterhin manuell gepflegt werden muss. Genau das löst unsere KI-Infrastruktur: dieselben Regeln laufen ab Tag eins automatisiert.

Ehrlich

Wann ein Service der falsche Weg ist

Drei Situationen, in denen ein einmaliges Aufräumen reicht und ein laufender Service Overkill wäre:

  • Klein bemanntes CRM

    Unter 200 aktive Kontakte mit überschaubarem Wachstum. Quartalsweise eine halbe Stunde aufräumen ist machbar.

  • Es gibt eine:n im Team mit Sales-Ops im Auftrag

    Wenn das in der Stellenbeschreibung steht und Kapazität dafür da ist, ist Selber-Machen sinnvoller als externer Service.

Wenn euer Hauptproblem nicht das CRM-Chaos ist, sondern dass die Reps HubSpot gar nicht erst öffnen: das ist ein Adoption-Problem, nicht ein Aufräumen-Problem. Wer parallel HubSpot Breeze evaluiert, schaut den ehrlichen Vergleich.

Vergleich Dory-Service vs. manuelles Vorgehen

Häufige Fragen

Lass uns auf euer HubSpot schauen.

Wir sagen ehrlich, ob ein einmaliges Aufräumen reicht oder ein laufender Service der bessere Hebel ist.

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Georg Ortner

Georg Ortner

Founder, Dory